PRIVACYBELEID VAN SYNTRA WEST MBT VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS
Syntra West VZW, Spoorwegstraat 14 – 8200 Brugge, neemt de bescherming van de persoonsgegevens van haar cursisten, klanten, gebruikers van de website en info-aanvragers ernstig.
We gaan zorgvuldig om met deze persoonsgegevens. Hieronder kan je lezen hoe we omgaan met je privacy.
Door je in te schrijven voor een opleiding, door gebruik te maken van onze website of door een infoaanvraag betreffende een opleiding of één van onze diensten in te dienen, word je geacht dit privacy beleid te hebben gelezen, het te begrijpen en ermee akkoord te gaan.
1. WAT ZIJN PERSOONSGEGEVENS?
Persoonsgegevens zijn gegevens die iets vertellen over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Het gaat over informatie die direct over iemand gaat of die naar een bepaalde persoon te herleiden is.
Je deelt persoonsgegevens met ons als je klant bij ons bent of als je contact met ons hebt, bijvoorbeeld bij info-aanvragen of door inschrijving op onze nieuwsbrief.
2. WELKE PERSOONSGEGEVENS VERZAMELEN WE?
Het gaat over de gegevens die je ons meedeelt, zowel op papieren invulformulieren als elektronisch via de website of per mail. Het gaat om je naam, je telefoonnummer of je e-mailadres. Voor gecertificeerde opleidingen ook je rijksregisternummer, voor uitwisseling met de Vlaamse Overheid, op basis van Vlaamse wetgeving (zie ook verder punt 4.). Maar ook het IP-adres van je computer of betaalgegevens bij inschrijving.
Bij een informatie aanvraag vragen we minimale gegevens op om contact met je op te nemen teneinde de gevraagde inlichtingen te kunnen verstrekken.
Bij een inschrijving vragen we minimale gegevens om je inschrijving te kunnen verwerken, zowel administratief, financieel (betaling van de factuur) als organisatorisch.
We vragen ook of we je nadien mogen contacteren om je te kunnen informeren over onze activiteiten.
3. WAARVOOR GEBRUIKEN WE PERSOONSGEGEVENS?
De gegevens die wij verzamelen, verwerken wij voor onze administratie, het klantenbeheer, het leveren van diensten die je bestelt of waarvoor je je inschrijft, de promotie van andere producten en diensten van Syntra West.
Zo gebruiken wij je persoonsgegevens:
- In het kader van de voorbereiding of uitvoering van je inschrijving voor een opleiding en de verdere klantrelatie;
- Om te voldoen aan wettelijke of reglementaire bepalingen waaraan wij zijn onderworpen;
- In het kader van de uitvoering van een contract, bijvoorbeeld met je werkgever;
- Om je te informeren of nieuwsbrieven te sturen m.b.t. nieuwe opleidingen, evenementen en initiatieven van onze groep.
Tijdens events, infosssies en opleidingen wordt er mogelijks beeldmateriaal gecreëerd in vorm van foto en/of film. Bij inschrijving geef je je toestemming voor deze opnames, waarbij je mogelijks in beeld komt. Deze kunnen nadien gebruikt worden voor educatieve en marketing doeleinden.
4. MET WIE DELEN WE JE PERSOONSGEGEVENS?
We geven je informatie niet door aan derden voor commerciële doeleinden. Met derden bedoelen wij andere ondernemingen die geen deel uitmaken van onze groep.
De persoonsgegevens die je ons meedeelt, worden opgenomen en verwerkt in de databestanden van Skilliant CVBA, Spoorwegstraat 14, 8200 Brugge, die verantwoordelijk is voor de verwerking van deze persoonsgegevens.
Je gegevens zijn automatisch ook toegankelijk voor andere vennootschappen en dochterbedrijven die deel uitmaken van Groep Syntra West, zoals Skilliant (SBM en Escala), Syntra Consult, Toegepast Vormingscentrum en Portilog.
Syntra West organiseert erkende, gecertificeerde opleidingen. Met het oog op de attesteringen en getuigschriften en in het kader van door de Vlaamse Overheid opgelegde wettelijke voorschriften delen we je gegevens met Syntra Vlaanderen en soms ook VDAB.
Bij niet-betaling van een factuur, ondanks aanmaningen, kan de factuur samen met de nodige (persoons)gegevens worden overgemaakt aan een advocaat en/of gerechtsdeurwaarder, om ze via de gerechtelijke weg te innen.
5. HOE ZORGEN WE VOOR DEZE PERSOONSGEGEVENS?
We doen grote inspanningen om je persoonsgegevens en privacy te beschermen.
Al onze medewerkers worden opgeleid om correct om te gaan met vertrouwelijke gegevens en hebben een vertrouwelijkheidsverklaring ondertekend.
We slaan je persoonlijke gegevens op in een beveiligde database. En daar blijven ze ook.
Voor de beveiliging van je gegevens hebben wij opgeleide personen in dienst die op de naleving van de wetgeving toezien en anderen die instaan voor de veiligheid van het netwerk, de infrastructuur en de informatiesystemen.
Bovendien gebruiken wij allerlei algemeen aanvaarde technische maatregelen en technieken die overeenstemmen met de huidige technologische ontwikkelingen om je persoonsgegevens te beschermen.
Moest er zich een gegevenslek voordoen met gevolgen voor je persoonsgegevens, dan word je als klant persoonlijk verwittigd volgens de door de wet voorziene procedure.
6. HOE LANG BEWAREN WE JE GEGEVENS?
Dat hangt ervan af… Wij mogen persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig is om het doel te realiseren waarvoor we ze verzamelen. De bewaartermijn kan dus per doel verschillen.
Bijvoorbeeld om onze wettelijke verplichtingen na te komen (boekhoudkundige en fiscale). Of uit juridische noodzaak om bepaalde gegevens te bewaren, bijvoorbeeld diploma’s en getuigschriften, tot lang na de beëindiging van je opleiding. Deze gearchiveerde gegevens zijn slechts beperkt toegankelijk.
Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn(en) worden persoonsgegevens geanonimiseerd.
Bepaalde gegevens kunnen gedurende een periode worden gebruikt om je op de hoogte te houden van nieuwe opleidingen en promoties, tenzij je volgens de hierna beschreven procedure aangeeft hier niet mee akkoord te gaan.
7. JE RECHTEN EN HOE JE DEZE KAN UITOEFENEN
1° Je hebt recht op inzage over de gegevens die we over je verzamelen
Wil je inzage in de gegevens die we over jou verwerkt hebben, laat het ons dan weten per mail. Eerst zullen we je zelf opnieuw contacteren om je identiteit te bewijzen. Vervolgens bezorgen we je dan binnen de 30 dagen een overzicht geven van je gegevens.
2° Je hebt recht op aanpassing
Merk je dat er fouten of onvolledigheden staan in de gegevens die we over jou verwerkt hebben, dan kan je gebruik maken van je ‘Recht op correctie’. Het volstaat ons dit per mail te laten weten. Eerst zullen we je zelf opnieuw contacteren om je identiteit te bewijzen. Vervolgens doen we dan binnen de 30 dagen de nodige aanpassingen en bezorgen we je hiervan een overzicht.
3° Je hebt recht om je voorkeuren aan te passen
We houden je regelmatig op de hoogte van nieuwe opleidingen via nieuwsbrieven of per mail. Wil je dit liever niet? Onder elke nieuwsbrief en e-mail staat een link waarmee je je direct kan afmelden of je voorkeuren aanpassen.
4° Je hebt recht op schrapping
Wens je volledig uit onze databestanden te worden geschrapt? Dan kan je ons een mail sturen en zorgen wij ervoor dat je gegevens volledig gewist (als je nooit bij ons ingeschreven bent geweest voor een opleiding) of gearchiveerd (als je wel ingeschreven was voor een opleiding, om in dat geval te voldoen aan boekhoudkundige en wettelijke voorschriften).
5° Je hebt recht op verzet
Je hebt het recht om je te verzetten tegen de verwerking van je gegevens op basis van ernstige en gerechtvaardigde redenen (tenzij wanneer noodzakelijk voor het uitvoeren van je inschrijving voor een opleiding) of tegen het gebruik ervan voor commerciële doeleinden.
6° Je hebt recht een klacht in te dienen
Indien je van oordeel bent dat je rechten met betrekking tot de bescherming van je persoonsgegevens geschonden zijn, kan je klacht indienen bij de Privacycommissie.
8. BIJ WIE KAN JE JE RECHTEN UITOEFENEN OF JE VRAGEN STELLEN OVER ONS PRIVACY BELEID?
Je kan steeds via mail terecht bij onze verantwoordelijke via privacy@syntrawest.be
Cookies
Syntra West vzw, Spoorwegstraat 14, 8200 Brugge, gebruikt cookies op haar website om jouw surfervaring gemakkelijker en aangenamer te maken en om de inhoud van onze websites beter af te stemmen op je behoeften en voorkeuren. Je kan de installatie van cookies weigeren, maar dan zullen sommige onderdelen van onze website niet of niet optimaal werken. Indien je onze website verder bezoekt zonder jouw cookie-instellingen aan te passen en de link “verder naar website” aanklikt, gaan we ervan uit dat je de installatie van cookies aanvaardt.
WAT ZIJN COOKIES EN HOE WERKEN ZE?
Een cookie is een klein tekstbestandje dat een website op de harde schijf van jouw computer, tablet of smartphone zet op het moment dat je de site bezoekt. In dit tekstbestand wordt informatie opgeslagen. Deze informatie kan bij een later bezoek aan diezelfde website weer worden herkend en wordt gebruikt om je makkelijker te laten navigeren of om bijvoorbeeld jouw inloggegevens al automatisch voor je in te vullen of instellingen te onthouden die je bij je vorige bezoek geselecteerd hebt.
SYNTRA WEST MAAKT GEBRUIK VAN VOLGENDE COOKIES:
1. Noodzakelijke cookies
Deze cookies zijn onmisbaar om onze website te kunnen bezoeken en om bepaalde onderdelen ervan te kunnen gebruiken. Deze cookies laten je toe te navigeren tussen de verschillende onderdelen van de website of bijvoorbeeld om formulieren in te vullen. Ook wanneer je met jouw persoonlijke account wenst in te loggen op de website van Syntra West zijn deze cookies noodzakelijk om op een veilige manier jouw identiteit te controleren vooraleer we toegang geven tot jouw persoonlijke informatie. Indien je deze cookies weigert zullen bepaalde onderdelen van de website niet of niet optimaal werken.
2. Tracking cookies
Deze cookies laten ons toe jou nieuwsbrieven, aankondigingen van opleidingen of informatie op maat aan te bieden op basis van jouw voorkeuren en surfgedrag op onze website. Deze informatie wordt enkel door Syntra West en de met haar verbonden vennootschappen gebruikt en wordt niet aan derden meegedeeld. Meer informatie hierover vind je in de privacy verklaring op onze website.
3. Analytische cookies
Syntra West gebruikt analytische-cookies om informatie te verzamelen over het gebruik dat bezoekers maken van haar website met de bedoeling de inhoud van deze website te verbeteren, meer aan te passen aan de wensen van de bezoekers en om het gebruiksgemak ervan te vergroten. Zo is er bijvoorbeeld een cookie die ons het aantal unieke bezoekers helpt tellen en een cookie die bijhoudt welke pagina’s het populairst zijn.
HOE JOUW COOKIES BEHEREN OF VERWIJDEREN
Via de instellingen van jouw internetbrowser (dit is het programma waarmee je webpagina’s bekijkt), kan je de installatie van cookies weigeren. Op de website www.aboutcookies.org vind je voor de meest gebruikte browsers de werkwijze om cookies te weigeren. Je kan ook op elk moment de reeds geïnstalleerde cookies van jouw computer, tablet of smartphone verwijderen. Hoe je dit doet, hangt af van jouw internetbrowser. Via de helpfunctie van jouw internetbrowser kan je opzoeken hoe je cookies verwijdert.